Rozliczenie delegacji w Excelu: diety, noclegi i kursy NBP policzone za Ciebie

Jakie przepisy stosuje firma prywatna

Zasady zwrotu kosztów podróży ustala pracodawca w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Gdy ich nie ma, stosuje się rozporządzenie o należnościach z tytułu podróży służbowej, tak jak w budżetówce. Dieta ustalona przez firmę, także za podróż zagraniczną, nie może być niższa niż dieta krajowa z rozporządzenia.Źródło · Kodeks pracy, art. 77⁵ § 3–5, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245.

W praktyce małe firmy trzymają się rozporządzenia, bo do jego wysokości diety i inne należności są zwolnione z podatku dochodowego pracownika.Źródło · ustawa o PIT, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592.

Co się należy pracownikowi

• Dieta na wyżywienie, pomniejszona o posiłki zapewnione za darmo (także śniadania w cenie hotelu).
• Nocleg według rachunku do limitu albo ryczałt, gdy pracownik nie przedstawi rachunku.
• Przejazdy i inne wydatki z rachunkami: bilety, paliwo przy samochodzie służbowym, autostrady, parkingi.
• Kilometrówka, gdy pracownik jedzie prywatnym samochodem, motocyklem albo motorowerem za zgodą pracodawcy.
• Ryczałty na dojazdy i komunikację miejscową, gdy pracownik je ponosi.Źródło · rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 r., § 2, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190.

Delegacja krajowa w skrócie

Dieta wynosi 45 zł za dobę. Podróż do jednej doby: poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje, 8–12 godzin połowa diety, ponad 12 godzin cała. Dłuższa podróż: cała dieta za każdą pełną dobę, a za niepełną do 8 godzin połowa, ponad 8 godzin cała. Za zapewnione śniadanie odejmujesz 25% diety, obiad 50%, kolację 25%. Nocleg do 900 zł za noc z rachunkiem, bez rachunku ryczałt 67,50 zł. Przykłady i wszystkie ryczałty: rozliczenie delegacji krajowej.Źródło · tamże, § 7–9.

Delegacja zagraniczna w skrócie

Czas podróży za granicą liczy się od przekroczenia granicy w drodze za granicę do przekroczenia jej w drodze powrotnej, a przy samolocie od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym. Czas przed granicą i po powrocie rozliczasz jak podróż krajową. Dieta i limit noclegu zależą od państwa docelowego, na przykład Niemcy 49 EUR diety i 170 EUR noclegu, Austria 57 EUR i 150 EUR. Niepełna doba za granicą: do 8 godzin 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin połowa, ponad 12 godzin cała. Posiłki obniżają dietę inaczej niż w kraju: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30%.Źródło · tamże, § 12–14, § 21 i załącznik.

Gdy pracownik jedzie do kilku państw, a pracodawca ustali kilka państw docelowych, podróż dzieli się na etapy i każdy rozlicza się stawką swojego państwa, za czas pobytu w nim. Przykład krok po kroku, noclegi, ryczałty i kurs walut: rozliczenie delegacji zagranicznej.

Przykład: serwisant w Niemczech i Austrii

Serwisant wyjeżdża z Wrocławia prywatnym samochodem w poniedziałek o 5:00, przekracza granicę o 8:30, w środę o 14:00 przejeżdża z Niemiec do Austrii, wraca przez granicę w piątek o 16:15 i jest w domu o 19:40. Śniadania ma w cenie hotelu.

Etap	Czas pobytu	Diety	Stawka	Minus śniadania	Dieta należna
Polska (przed granicą i po powrocie)	6 h 55 min	0	45 zł		0 zł
Niemcy	2 doby 5 h 30 min	2 i 1/3	49 EUR	2 × 15%	99,63 EUR
Austria	2 doby 2 h 15 min	2 i 1/3	57 EUR	2 × 15%	115,90 EUR

Do tego noclegi z rachunkami (w Austrii 320 EUR za dwie noce, uznane do limitu 300 EUR), winieta, parking i kilometrówka za 1 720 km. Razem 5 662,77 zł należności, a po odjęciu zaliczki 500 EUR do wypłaty zostaje 3 475,52 zł. Ten przykład jest w arkuszu wypełniony w całości.

Kurs walut

Pracownik dostaje zaliczkę w walucie. Gdy dostaje ją w złotych, przelicza się ją po kursie średnim NBP z dnia wypłaty zaliczki, i po tym samym kursie rozliczasz podróż w złotych. Rozliczenie może też być w walucie zaliczki.Źródło · rozporządzenie, § 20. Do kosztów podatkowych firma przelicza wydatek w walucie po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu, więc kurs w księgach może się różnić od kursu w rozliczeniu z pracownikiem.Źródło · ustawa o PIT, art. 11a ust. 2; ustawa o CIT, art. 15 ust. 1, Dz.U. 2026 poz. 554.

Samochód prywatny i kilometrówka

Zwrot to liczba kilometrów razy stawka ustalona przez pracodawcę, nie wyższa niż maksymalna: samochód do 900 cm³ 0,89 zł, powyżej 900 cm³ 1,15 zł, motocykl 0,69 zł, motorower 0,42 zł za kilometr. Przy podróży samochodem nie przysługują zagraniczne ryczałty na dojazdy z i do dworca.Źródło · rozporządzenie, § 3 ust. 4 i § 17; stawki: Dz.U. 2023 poz. 5. Jazdy lokalne prywatnym autem pracownika, poza podróżą służbową, wymagają osobnej ewidencji: ewidencja przebiegu pojazdu.

Termin i dokumenty

Pracownik rozlicza podróż w ciągu 14 dni od jej zakończenia i dołącza rachunki. Gdy dokumentu nie da się zdobyć, składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku rachunku.Źródło · rozporządzenie, § 5. Przed wyjazdem pracodawca wydaje polecenie wyjazdu z celem, terminem i środkiem transportu: polecenie wyjazdu służbowego.

Stawki diety krajowej i kilometrówki mają projekty zmian, jeszcze nieogłoszone (stan na październik 2026). Arkusz liczy według stawek obowiązujących w tym stanie prawnym.