Rozliczenie delegacji zagranicznej krok po kroku

Od kiedy liczy się podróż zagraniczna

Dietę zagraniczną liczysz za czas od przekroczenia granicy w drodze za granicę do przekroczenia jej w drodze powrotnej. Przy samolocie to start z ostatniego lotniska w kraju i lądowanie na pierwszym, przy statku wyjście z ostatniego portu i wejście do pierwszego. Czas od wyjazdu z domu do granicy i od granicy do domu sumujesz i rozliczasz jak podróż krajową, z dietą 45 zł.Źródło · rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, § 12 i § 21, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190.

Dieta za granicą

Stawkę diety i limit noclegu podaje załącznik do rozporządzenia, osobno dla każdego państwa, w euro, dolarach, funtach i kilku innych walutach. Dla państw spoza listy obowiązuje pozycja „inne państwa”: 41 EUR diety i 140 EUR noclegu.

• Niepełna doba: do 8 godzin 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin połowa, ponad 12 godzin cała.
• Posiłki: zapewnione śniadanie odejmuje 15% diety, obiad 30%, kolacja 30%. Śniadanie w cenie hotelu też się liczy.
• Całodzienne wyżywienie: 25% diety za dobę.Źródło · tamże, § 13–14 i załącznik.

Kilka państw w jednej podróży

Gdy pracodawca ustali więcej niż jedno państwo docelowe, podróż dzieli się na etapy. Każdy etap ma stawkę diety i limit noclegu swojego państwa i rozlicza się go za czas pobytu w nim. Przejazd tranzytem przez inne państwo nie zmienia stawki: przy jednym państwie docelowym cały czas za granicą liczysz według niego.Źródło · tamże, § 13 ust. 2; podział na odcinki: rozliczeniedelegacji.pl (Gofin), stan 2026-10-13.

Przykład: Niemcy i Austria

Wyjazd z Wrocławia w poniedziałek o 5:00, granica o 8:30, w środę o 14:00 wjazd do Austrii, powrót przez granicę w piątek o 16:15, w domu o 19:40. Śniadania w cenie hotelu.

1. Niemcy: od poniedziałku 8:30 do środy 14:00, czyli 2 doby i 5 h 30 min. Dwie pełne doby i 1/3 diety za resztę: 2,33 × 49 EUR = 114,33 EUR. Minus dwa śniadania po 15%: dieta 99,63 EUR.
2. Austria: od środy 14:00 do piątku 16:15, czyli 2 doby i 2 h 15 min: 2,33 × 57 EUR = 133,00 EUR, minus dwa śniadania: 115,90 EUR.
3. Część krajowa: 3 h 30 min do granicy i 3 h 25 min po powrocie, razem 6 h 55 min. W podróży trwającej kilka dni część krajowa poniżej 8 godzin nie daje diety.

Noclegi i ryczałty

• Nocleg z rachunkiem: zwrot do limitu państwa za noc. W przykładzie Austria: 320 EUR za dwie noce, limit 150 EUR, uznane 300 EUR. Pracodawca może się zgodzić na droższy nocleg.
• Bez rachunku: ryczałt 25% limitu za noc.
• Dojazd z i do dworca albo lotniska: ryczałt w wysokości jednej diety (połowa w jedną stronę).
• Komunikacja miejscowa: 10% diety za każdą rozpoczętą dobę, gdy pracownik nie rozlicza biletów.
• Ryczałty dojazdowe nie przysługują, gdy pracownik jedzie samochodem, motocyklem albo motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy albo nie ponosi tych kosztów.Źródło · tamże, § 16–17.

Kurs walut i zaliczka

Zaliczkę na podróż zagraniczną pracownik dostaje w walucie. Gdy dostaje ją w złotych, przelicza się ją po kursie średnim NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie może być w walucie zaliczki albo w złotych po tym samym kursie.Źródło · tamże, § 20. Do kosztów podatkowych firma przelicza wydatki po kursie z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu, więc ten kurs ustala księgowość.Źródło · ustawa o PIT, art. 11a ust. 2, Dz.U. 2026 poz. 592; ustawa o CIT, art. 15 ust. 1.

Arkusz liczy każdy etap osobno: wpisujesz godziny przekroczenia granicy i zmiany państwa, posiłki i rachunki, a kursy przepisujesz z linku do notowań NBP przy walucie. Na końcu pokazuje kwotę do wypłaty albo do zwrotu, w złotych albo w walucie zaliczki.