Polecenie wyjazdu służbowego

Polecenie wyjazdu służbowego: co wpisać i kto podpisuje

Podróż służbowa to wyjazd na polecenie pracodawcy, więc polecenie wyjazdu jest punktem wyjścia do rozliczenia. Przepisy nie dają urzędowego wzoru; ważne, żeby było w nim to, od czego zależą należności.

Pobierz arkusz za 79 zł

BLIK · bez zakładania konta · plik od razu po płatności

Co wpisać w polecenie wyjazdu

pracodawca i pracownik (imię, nazwisko, stanowisko),
cel podróży, czyli zadanie służbowe,
miejscowość docelowa i państwo przy podróży zagranicznej (przy kilku państwach wszystkie, bo każde ma inną dietę),
miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, którą ustala pracodawca; może to być miejscowość pobytu pracownika,
termin wyjazdu i powrotu,
środek transportu i, przy prywatnym pojeździe, zgoda pracodawcy z danymi pojazdu,
zaliczka: kwota i waluta, jeśli pracownik ją dostaje.Źródło · Kodeks pracy, art. 77⁵ § 1, Dz.U. 2026 poz. 1245; rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 r., § 3 ust. 1–3, § 6, § 13 ust. 2, § 20, Dz.U. 2023 poz. 2190.

Polecenie a rozliczenie

Dane z polecenia wracają w rozliczeniu: państwo docelowe wyznacza stawkę diety i limit noclegu, środek transportu decyduje o kilometrówce i ryczałtach dojazdowych, a zaliczka o kwocie do wypłaty albo zwrotu. Gdy plan się zmieni, w rozliczeniu wpisujesz rzeczywiste daty i godziny.

W arkuszu polecenie wyjazdu wypełnia się samo z danych podróży: wybierasz numer podróży, drukujesz i dajesz do podpisu. Ma też tabelę potwierdzenia pobytu dla firm, których regulamin jej wymaga.

Stan na październik 2026

Arkusz rozliczenia podróży: dane pracownika, przebieg podróży z godzinami wyjazdu i przekroczenia granicy, tabela diet z częścią krajową i etapami w Niemczech i Austrii — Podróż do Niemiec i Austrii: przebieg z godzinami, czas pobytu i liczba diet osobno dla każdego państwa.

Tabela kursów walut z linkami do kursów NBP przy każdej walucie oraz lista przejazdów i wydatków w euro przeliczonych na złote — Kursy walut: link do notowań NBP przy każdej walucie, wydatki w walutach przeliczone na złote.

Podsumowanie rozliczenia: diety, noclegi, ryczałty, wydatki i kilometrówka, zaliczka w euro, kwota do wypłaty pracownikowi i miejsca na podpisy — Podsumowanie: należności, rozliczenie zaliczki w walucie i kwota do wypłaty, gotowe do podpisu.

1 / 3

Co dostajesz

XLSX
Delegacja Excel10 arkuszy podróży (część krajowa i do 5 państw w jednej podróży), zestawienie podróży z sumami do wypłaty, polecenie wyjazdu, ewidencja przebiegu pojazdu do VAT albo jazd lokalnych, ustawienia firmy i stawki 120 państw z rozporządzenia. Na pierwszej zakładce instrukcja krok po kroku. Formuły liczą się na Twoim komputerze.

Pytania

Zanim kupisz

Czy polecenie wyjazdu musi być na piśmie?

Przepisy nie wymagają formy pisemnej ani wzoru. Podróż służbowa to jednak wykonanie zadania na polecenie pracodawcy, więc pisemne polecenie jest najprostszym dowodem, że wyjazd był służbowy, i ustala cel, termin oraz środek transportu do rozliczenia.

Kto podpisuje polecenie wyjazdu?

Pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. Pracownik może potwierdzić zapoznanie się z poleceniem; potwierdzenia pobytu w miejscu docelowym przepisy nie wymagają, chyba że przewiduje je regulamin firmy.

Czy w poleceniu trzeba wpisać prywatny samochód?

Tak, jeśli pracownik ma nim jechać. Na przejazd pojazdem niebędącym własnością pracodawcy potrzebna jest zgoda pracodawcy; od niej zależy zwrot kilometrówki.

Zobacz też

Delegacja zagraniczna, krajowa, ewidencja przebiegu i polecenie wyjazdu

79 zł jednorazowo

Licencja: na własne potrzeby jednego gospodarstwa domowego albo jednego przedsiębiorcy (§ 9 regulaminu).

Pobierz arkusz za 79 zł

BLIK, karta lub Apple Pay · na życzenie rachunek