Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu: wzór do VAT i do kilometrówki
Pod tą samą nazwą kryją się dwie różne ewidencje. Do pełnego odliczenia VAT od firmowego auta wymaga jej ustawa o VAT, a do zwrotu za jazdy lokalne prywatnym autem pracownika ustawa o PIT. Każda ma inne pola.
BLIK · bez zakładania konta · plik od razu po płatności
Ewidencja do VAT
Firma, która chce odliczać 100% VAT od samochodu używanego wyłącznie do działalności, prowadzi ewidencję przebiegu od dnia poniesienia pierwszego wydatku. Ewidencja zawiera:
- numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji,
- wpisy o każdym użyciu pojazdu: kolejny numer, data i cel wyjazdu, trasa (skąd, dokąd), liczba kilometrów, imię i nazwisko kierującego, potwierdzone przez podatnika,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego.Źródło · ustawa o VAT, art. 86a ust. 4 pkt 1 i ust. 6–8, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263.
Ewidencja jazd lokalnych (kilometrówka)
Gdy pracownik jeździ w sprawach firmy prywatnym autem w miejscowości, w której pracuje (poza podróżą służbową), zwrot jest kosztem firmy tylko do wysokości ewidencji przebiegu. Ewidencja zawiera:
- imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę kilometrów,
- stawkę za kilometr i kwotę, podpis pracodawcy i jego dane.
Stawka nie może przekroczyć stawki z rozporządzenia: 0,89 zł do 900 cm³, 1,15 zł powyżej 900 cm³.Źródło · ustawa o PIT, art. 23 ust. 1 pkt 36, ust. 5 i 7, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592; ustawa o CIT, art. 16 ust. 1 pkt 30 i ust. 5; stawki: Dz.U. 2023 poz. 5. Zwrot za jazdy lokalne jest zwolniony z podatku pracownika tylko wtedy, gdy obowiązek zwrotu wynika z ustawy; w zwykłej firmie to przychód pracownika.Źródło · ustawa o PIT, art. 21 ust. 1 pkt 23b.
Ewidencja w arkuszu
Arkusz „Ewidencja przebiegu” ma przełącznik rodzaju ewidencji: przy VAT pokazuje stan licznika i kierującego, przy jazdach lokalnych stawkę i kwotę za każdy przejazd. Jeden arkusz to jeden miesiąc; na kolejny kopiujesz arkusz i przepisujesz stan licznika. Przejazdy w podróży służbowej rozliczasz w arkuszu podróży, kilometrówką z rozporządzenia o podróżach.
Stan na październik 2026
Co dostajesz
- XLSXDelegacja Excel10 arkuszy podróży (część krajowa i do 5 państw w jednej podróży), zestawienie podróży z sumami do wypłaty, polecenie wyjazdu, ewidencja przebiegu pojazdu do VAT albo jazd lokalnych, ustawienia firmy i stawki 120 państw z rozporządzenia. Na pierwszej zakładce instrukcja krok po kroku. Formuły liczą się na Twoim komputerze.
Pytania
Zanim kupisz
Czy ewidencja przebiegu pojazdu może być w Excelu?
Tak. Przepisy nie podają urzędowego wzoru ani formy; ewidencja musi zawierać wymagane dane i być prowadzona na bieżąco. Plik Excel albo wydruk z niego spełnia ten warunek, jeśli wpisy są kompletne.
Czym różni się ewidencja do VAT od kilometrówki?
Ewidencja do VAT dotyczy pojazdu firmy używanego wyłącznie do działalności i pozwala odliczyć 100% VAT; zawiera m.in. stan licznika i kierowcę każdego przejazdu. Kilometrówka (jazdy lokalne) dotyczy prywatnego auta pracownika i jest podstawą zwrotu kosztów; zawiera m.in. adres użytkownika, pojemność silnika, stawkę i kwotę za każdy przejazd.
Ile wynosi stawka za kilometr w 2026 roku?
Maksymalnie 0,89 zł dla samochodu do 900 cm³, 1,15 zł powyżej 900 cm³, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. Stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r.; jest projekt nowych stawek według rodzaju napędu, jeszcze nieogłoszony.
Zobacz też
Delegacja zagraniczna, krajowa, ewidencja przebiegu i polecenie wyjazdu
79 zł jednorazowo
Licencja: na własne potrzeby jednego gospodarstwa domowego albo jednego przedsiębiorcy (§ 9 regulaminu).
BLIK, karta lub Apple Pay · na życzenie rachunek